Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Poniżej przedstawiamy zwięzłą informację o tym, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakich celach i na jakiej podstawie prawnej, komu możemy je udostępniać oraz jakie prawa przysługują Pani/Panu na mocy RODO (w tym prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, prawo wycofania zgody – jeżeli jest podstawą przetwarzania – oraz prawo skargi do PUODO).

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (związana z zastosowaniem od 25 maja 2018 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) – znanym jako RODO lub ogólne rozporządzenie o ochronie danych.

Romax Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Pokorna 2 lokal 1017 jest administratorem danych osobowych, w szczególności:
• imię i nazwisko, nazwa firmy,
• adres zamieszkania / wykonywania działalności gospodarczej,
• adres e-mail,
• numery telefonów,
• NIP,
• REGON,
• numer wpisu do KRS,
• numer rachunku bankowego.

Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych może odbywać się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO – w zależności od sytuacji i celu przetwarzania – w celu:
• zawierania i realizacji umowy oraz świadczenia oferowanych przez nas usług, w tym w szczególności dostarczenia naszym Klientom zamówionych towarów, wynajęcia nieruchomości, realizacji płatności, obsługi reklamacji,
• realizacji obowiązków przewidzianych prawem, w tym w szczególności wystawiania i przechowywania faktur oraz dokumentów księgowych,
• ochrony praw zgodnie z przepisami prawa, w tym w szczególności dochodzenia zaległych płatności w ramach procesów windykacyjnych i procesów sądowych,
• przeprowadzania działań marketingowych oraz przesyłania informacji (w tym – w zależności od przypadku – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu albo na podstawie zgody).

Doprecyzowanie podstaw prawnych:
– art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą (jeżeli w danym przypadku jest wymagana i została wyrażona);
– art. 6 ust. 1 lit. b RODO – obsługa zapytań/ofert oraz działania przed zawarciem umowy, a także zawarcie i realizacja umowy;
– art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych (np. podatkowych i rachunkowych);
– art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora: dochodzenie lub obrona roszczeń oraz marketing bezpośredni naszej oferty handlowej (towarów i usług) oferowanych przez Romax Sp. z o.o. (z prawem sprzeciwu).

W niektórych przypadkach dane kontaktowe mogą pochodzić z publicznie dostępnych źródeł (np. strony internetowe, katalogi branżowe) lub z kontaktów branżowych (np. targi/spotkania).

Okres przetwarzania:
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do wykonania umowy, wydłużony o czas, w którym mogą ujawnić się i być dochodzone roszczenia z nią związane.
Jeżeli nie dojdzie do współpracy, Pani/Pana dane osobowe związane z negocjacjami będziemy przechowywać przez okres wynikający z przyjętych kryteriów retencji, a następnie usuwać lub anonimizować.
W przypadku marketingu bezpośredniego:
• jeżeli podstawą jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – dane przetwarzamy do czasu wniesienia sprzeciwu,
• jeżeli podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – dane przetwarzamy do czasu wycofania zgody,
jednak w obu przypadkach – nie dłużej niż przez okres wynikający z przyjętych kryteriów retencji.

Wycofanie zgody:
Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), ma Pani/Pan prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej wyrażenie. W celu wycofania zgody można skontaktować się z nami e-mailowo pod adresem: trade@romax-max.pl.

Odbiorcy danych:
Romax Sp. z o.o. może przekazywać Dane osobowe następującym osobom trzecim dla celów wskazanych w niniejszym dokumencie:
• banki, faktoringi, firmy windykacyjne, podmioty świadczące usługi prawne, księgowe i kadrowe, spółki świadczące usługi pocztowe i kurierskie, firma z którą współpracujemy w ramach obsługi IT. Podmioty takie będą zobowiązane do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, technicznych i organizacyjnych, aby chronić dane osobowe oraz przetwarzać je zgodnie z obowiązującym prawem.
• organom władzy, w przypadku, gdy jest to niezbędne dla realizacji celów wskazanych powyżej oraz wypełnienia obowiązków nałożonych prawem, Dane osobowe mogą być przekazywane sądom i innym organom władzy (np. organom podatkowym i organom ścigania), niezależnym doradcom zewnętrznym (np. audytorom).

Romax Sp. z o.o. zobowiązuje się stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, zarówno techniczne jak i organizacyjne, aby chronić Państwa Dane osobowe. Dane osobowe będą przechowywane przez Romax Sp. z o.o. wyłącznie przez czas niezbędny do osiągnięcia celów, dla których dane te są gromadzone, wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, maksymalnie przez okres zabezpieczenia materiałów niezbędnych dla postępowań prawnych (w tym podatkowych) oraz do czasu ewentualnego przedawnienia roszczeń.

Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu:
• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• w przypadku marketingu bezpośredniego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – prawo wniesienia sprzeciwu w dowolnym momencie; po wniesieniu sprzeciwu nie będziemy przetwarzać danych w tym celu;
• jeżeli podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących Danych osobowych lub wykonywania praw w zakresie prywatności, prosimy o kontakt e-mail: trade@romax-max.pl, lub pocztą tradycyjną pod adresem: 00-199 Warszawa, ul. Pokorna 2/1017.